در یک دنیای ایده آل، شما می توانید یاد بگیرید مسائلی که شما را شکست می دهند و در روند های شما مشکل ایجاد می کنند را از میان بردارید و یک زندگی پر از تمرکز برای خودتان دست و پا کنید.
اما در دنیایی که با دیگران زندگی می کنیم و با مردم دیگر در تعامل هستیم، تمرکز یافتن می تواند مشکل شود.
اغلب ما ها، زندگی مان به طور کامل تحت کنترل خودمان نیست. گاهی اوقات دیگران سد راهمان می شوند، یا کارمان را سخت می کنند. اکثر اوقات دیگران اثر زیادی بر روی توانایی ما برای ساده سازی و خلق کردن دارند.
در ادامه برخی از این موارد را بررسی می کنیم و سعی می کنم چند راه حل را به شما پیشنهاد بدهم:
کارهای خدماتی:
اگر شما در یک صنعت خدماتی مشغول به کارید، دست یافتن به تمرکز با قطع همه ی عوامل حواس پرتی (از سوی دیگران) ممکن است غیر ممکن به نظر برسد. شما مجبورید در لحظه پاسخگوی نیازهای مشتریانتان باشید و نمی توانید انتخاب کنید تا آن ها را نادیده بگیرید و یا به تماس ها یا ایمیل هایشان پاسخگو نباشید. کسی که در صنعت خدمات فعال است، باید دائما و بدون وقفه کار کند. اغلب کاری تمام وقت و چندگانه دارد.
البته با همه این مشکلات، راه حل هایی نیز وجود دارند:
۱ - وقتی در حال خدمات دادن به مشتریتان هستید، فقط همان کار را بکنید:
با مشکلات دیگر سر و کله نزنید. کار دیگری انجام ندهید. تا جایی که امکان دارد، با هر مشتری در حالی که کاملا در آن لحظه با او در ارتباط هستید سر و کله بزنید. اینطوری کار با کیفیت تری را برای او انجام می دهید و ارتباط عمیق تری با او خواهید داشت. خیلی مشکل است اگر بخواهید هم زمان با پاسخ دادن به تلفن، ایمیل را نیز چک کنید و جواب بدهید یا به مشتری ای خدمات رسانی کنید و هم زمان گوشی موبایل تان را نیز چک کنید.
۲ - سعی کنید در هر زمان فقط به یک مشتری سرویس بدهید:
این روند همیشه مقدور نیست، اما اگر قصد انجامش را داشته باشید، همه چیز بهتر است. هم برای مشتری و هم سلامت روانی شما! در هر زمان تنها یک ایمیل مشتری را پاسخ دهید، یک تماس تلفنی را پاسخ دهید و تنها یک نفر را به شکل حضوری بپذیرید (در صورتی که امکان پذیر است).
۳ - اختصاص کمی زمان به تمرکز در میان کار:
اگر کارهای دیگری علاوه بر سر و کله زدن با مشتریانتان دارید، سعی کنید این دو را از هم مجزا کنید. در نتیجه می توانید بخشی از روز را به خدمات رسانی به مشتریان اختصاص دهید و بخشی دیگر را حتی ۳۰ الی ۶۰ دقیقه، به تمرکز کردن و پاک سازی عوامل حواس پرتی اختصاص دهید. این کار تفاوت بزرگی را برای شما به دنبال خواهد داشت.
۴ - به دنبال راه هایی برای کاهش فشار باشید:
از آنجا که درخواست های مشتریان و مشکلاتشان همیشه مهم هستند، می توانید از راهکار هایی استفاده کنید تا تقاضای مستقیم را کاهش دهید. مثالا اتوماسیون یا سفارش آنلاین یا پر کردن فرم ها به شکل آنلاین، قرار دادن بخش سوالات متداول در وب سایت، تلفن گویا، محدود کردن دامنه سرویس ها، سپردن مشتریان به منابع بیرون سازمان و.. همه این ها منوط بر این است که شما بر آن کار یا تجارت کنترل داشته باشید. اگر این کنترل را دارید، تا جایی که امکان اش است موارد بالا را در روند هایتان دخیل کنید و کاهش بار را احساس کنید.
۵ - تمرکز بر زندگی شخصی:
اگر بیشتر زندگی شما در حال سر و کله زدن با مشکلات و شکایات پایان ناپذیر مشتریان و درخواست های آنلان می گذرد، حتما تلاش کنید تا زمانی را برای آرامش خودتان پیدا کنید و به خود اختصاص دهید. زمانی بدون عوامل حواس پرتی، همیشه آنلاین نباشید. در حال مکالمه یا پیام دادن نباشید. از عوامل حواس پرتی دور باشید. سرعتتان را کاهش دهید و به دنبال خلوت کردن و تنهایی باشید. به ذهنتان فرصت استراحت کردن بدهید.
وقفه هایی که از سوی همکاران یا کارکنان به شما وارد می شود:
اگر کارمندان یا همکاران شما به شما وابسته هستند و نیاز دارند تا تصمیمی بگیرید یا مساله ای مدیریت شود و یا مشکلی حل شود، حتما به طور مداوم (دیدار شخصی، تلفنی، پیام های فوری، ایمیل و..) در کارتان وقفه ایجاد می کنند.
چطور میشه با این اختلالات مکرر و ضروری، تمرکز پیدا کرد؟ راه های بسیاری وجود دارد. اما همه ی آن ها برای همه مناسب نیستند. من چند مورد را با شما در میان می گذارم:
تنها راه حل نباشید:
اگر همه تصمیمات به دست شما باشد، همه مشکلات به دست شما حل شود، غیر ممکن است لحظه ای آرامش داشته باشید.
یادداشت مترجم: focusfree.ir: در ساختار سازمانی FLAT ، بر خلاف مدل سلسله مراتبی، این مشکل کمتر پیش می آید.
به دیگران آموزش دهید تا بتوانند تصمیمات لازم را بگیرند. دستور العمل هایی برای تصمیم گیری تنظیم کنید، در این صورت دیگران تصمیماتی را اتخاذ می کنند که اگر شما در آن شرایط بودید می گرفتید.
معیار هایی را برای ایجاد وقفه از سوی دیگران در کارتان وضع کنید. در این صورت صرفا در شرایط خاص با شما ارتباط می گیرند. کسانی را پیدا کنید که توانایی مدیریت و حل مشکلات را داشته باشند. البته قدرت کنترل شما کمتر می شود، ولی در عین حال وقفه (interruption) کمتری را تجربه خواهید کرد.
یادداشت مترجم: focusfree.ir: نویسنده سعی بر سیستم سازی و اتوماسیون فرآیند ها دارد، تا میزان ارجاع به راس سیستم کمتر شود.
ساعت های خاصی را به در دسترس نبودن! اختصاص دهید:
ساعت های کاری تان را تنظیم کنید. بخشی از آن را به ساعت هایی اختصاص دهید که قطعا نباید جز برای موارد ضروری وقفه (interruption) از سوی دیگران، برای شما ایجاد شود. سپس، می توانید بخش دیگر روز را به حل مشکلات یا رسیدگی به درخواست ها اختصاص دهید و در ساعات دیگر تمرکز کنید.
یک تصمیم گیرنده جایگزین در سیستم خود داشته باشید:
اگر شما مدیر یا مالک هستید، یک نفر دوم، که قدرت تصمیم گیری به آن داده اید، می تواند زمانی که از محل کارتان دور هستید یا چند ساعتی در مرخصی هستید، زمانی را که به خود اختصاص داده اید بدون اخلال سپری کنید. همچنین در غیاب شما، مشکلات نیز حل می شوند. این منوط به آموزش صحیح از سوی شما به اوست.
دسته بندی انتظارات:
کارمندان و یا همکاران شما تنها به دلیل انتظارات و خواسته هایی که دارند مزاحم شما می شوند. می توانید این خواسته ها را دسته بندی کنید و به آن ها زمان مشخصی اختصاص بدهید. مثلا اگر ایمیل هایتان را در ساعت ۳ بعد از ظهر چک می کنید، می توانید به آنها بگویید ایمیل های شما را صرفا در ساعت ۳ بعد از ظهر چک می کنم. زیرا اینگونه می توانید روی کارهای دیگرتان متمرکز باقی بمانید. باید به آن ها یادآور شوید که نباید زودتر منتظر پاسخ از سوی شما باشند و یا به عنوان مثال به کارکنانتان بگویید که تلفن ها و فکس ها را بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر جواب نخواهید داد. شما باید با تنظیم برنامه و مدیریت انتظارات دیگران، چهارچوب عملکردی خود و روند دست یافتن به تمرکز در زمان هایی که نیاز دارید را حفظ کنید.
در لحظه متمرکز باشید:
اگر نمی توانید از وقفه هایی که از سوی محیط و دیگران به شما وارد می شود رهایی یابید، پس باید یاد بگیرید که با هر وقفه ای که ایجاد می شود، در هر زمانی، کنار بیایید. وقتی درگیر می شوید، تمام توجه تان را به شخص یا مشکل بدهید. این به شما اجازه می دهد کمتر عصبی بشوید و با آرامش پس از توجه به مشکل، بر روی کاری که قبل از آن می کردید متمرکز شوید.
وقتی که سر کار نیستید، تمرکز کنید:
اگر در محل کار به دلیل اینکه مرتبا برای شما وقفه (interruption) ایجاد می شود، نمی توانید تمرکز داشته باشید، سعی کنید زمانی را به دور از محل کارتان به خلوت با خود و تمرکز کردن اختصاص دهید تا بتوانید حواس پرتی ها را پاک سازی کنید. این گونه می توانید زمانی را برای سکوت، تفکر، آرامش،مطالعه کردن و خلق کردن برای خود داشته باشید.
روئسا:
اگر رئیسی داشته باشیم که به ما اجازه ندهد تغییراتی را که برای به دست آوردن تمرکز نیاز داریم، اجرا کنیم، چاره چیست؟
این می تواند یک مشکل بالقوه باشد. رئیس شما ممکن است از شما توقع داشته باشد که پیغام ها، ایمیل ها و تماس هایتان را فوری و در لحظه پاسخ دهید. در تمام ملاقات ها حضور داشته باشید. تمام مدت مشغول باشید. برای ساعت های طولانی کار کنید. در خارج از ساعات کاری، پاسخ گوی تلفن ها باشید، حتی شب ها نیز کار کنید! خلاصه در تمام ساعات شبانه روز با انواع وقفه ها شما را اشباع کند!
متاسفانه فقط یک سری کارها هستند که شما قادر به انجام آن ها هستید. اگر مسایل برایتان قابل کنترل نبودند، اینجا چند راهکار دارید:
۱ - صحبت با رایس:
اغلب روئسا بسیار منطقی هستند. اگر بتوانید با آن ها صحبت قانع کننده ای داشته باشید و همچنین در گذشته خودتان را ثابت کرده باشید، به شما گوش می دهد. باهم به صحبت بنشینید و اشتیاق خودتان را برای به تمرکز رسیدن بیان کنید. توضیح بدهید که این امر، موجب افزایش خلاقیت و بهره وری شما خواهد شد. در صورتی که فکر می کنید می تواند کمک کننده باشد، یک نسخه از این کتاب را به او هدیه بدهید و یا صرفا فصل مخصوص مدیران را برای وی ارسال کنید. درخواست بعضی تغییرات را به او بدهید و یا پیشنهاد دادن یک زمان پیشنهادی را بکنید. در این مدت تغییرات را اعمال کنید و نتیجه را نشانش بدهید.
یادداشت مترجم: focusfree.ir: از آنجایی که نسخه فارسی این کتاب به صورت آنلاین ارائه شده است، می توانید لینک آن را جهت مطالعه برای دیگران ارسال کنید.
چیز هایی را که در حوزه اختیارات شماست، تغییر دهید:
اگر چیزهایی هستند که نمی توانید تغییر بدهید، پس به دنبال چیز هایی باشید که می توانید تغییر بدهید و روی آن ها متمرکز شوید. اگر نمی توانید ساعت کاریتان را تغییر بدهید، حداقل میزکار و کامپیوترتان را از شلوغی پاک سازی کنید. اگر مجبورید که به همه ایمیل ها در تمام مدت پاسخ بدهید، پس جیز های حواس پرت کن دیگر را در مرورگر خود ببندید.
دورکاری کنید:
شاید در مورد شما این انعطاف وجود داشته باشد که در خانه و یا یک کافی شاپ یا کتابخانه ای مجزا از محل کارتان بتوانید کارتان را انجام دهید. یا اینکه با یک صحبت قانع کننده بتوانید مجوز چنین کاری را از رئیس تان بگیرید. در هر زمانی که چنین فرصتی داشتید، از آن استفاده کنید و با به همراه داشتن یک هدنزفری و پخش یک موسیقی آرام ( و یا اگر موسیقی انرژی بخش را ترجیح می دهید آن را گوش کنید) از عوامل حواس پرتی دور شوید و تمرکز کنید.
یادداشت مترجم: focusfree.ir: از پروژه وایت نویز من دیدین کنید: whitenoise.ir
شغل دیگری پیدا کنید:
اگر شغل وحشتناکی دارید، رئیس منطقی ای ندارید و خواسته های بیش از حد و دیوانه واری از شما دارد و شما زمانی را برای تمرکز داشتن ندارید، شاید ارزشش را داشته باشد که به پیدا کردن شغل دیگری فکر کنید. این تصمیم شماست نه من ولی من حداقل دو بار در زندگی حرفه ای ام به دلیل اینکه کارم انتظارات من را بر آورده نمی کرد، شغلم را عوض کردم و هر دو بار تغییر بسیار خوبی برایم رقم خورد.
نزدیکان غیر حامی:
مشکل دیگری که وجود دارد این است که گاهی افرادی که در زندگی ما وجود دارند ممکن است حمایت گر نباشند و در مقابل تغییراتی که می خواهیم اجرا کنیم، موضع می گیرند. اگر این شخص، همسر و یا شخص مورد علاقه ی شما باشد، یا شخصی باشد که به او وابستگی دارید، کار شما می تواند بسیار سخت شود. گاهی ممکن است روند تغییر را برای شما غیر ممکن بکند.
دیگران را مجبور نکنید:
وقتی تلاش می کنیم دیگران را مجبور به تغییر کنیم، اکثرا مقاومت نشان می دهند. این هوشمندانه نیست تا دیگران را مجبور کنیم تا مطابق میل ما تغییراتی را ایجاد کنند. در عوض راهکار تنظیم نمونه - تقسیم کردن- کمک خواستن را پیش ببرید.
- به آن ها بگویید که چرا این موضوع برای شما مهم است و چگونه اثر مد نظر شما را بر شما می گذارد: اینجا نحوه برقراری ارتباط مهم است. با این شخص یا اشخاص در مورد اینکه چرا لازم است این تغییرات را ایجاد کنید صحبت کنید. چرا برایتان مهم است و اینکه چه کمکی به شما خواهد کرد. هم زمان با ایجاد تغییرات، اثرات مثبت آن را با آن ها به اشتراک بگذارید. همچنین، چالش ها و مشکلاتی که در این راه پیش می آید را نیز با آن ها به اشتراک بگذارید. با داشتن چنین ارتباطی، می توانید افراد دیگر را قانع کنید تا با روند ایجاد تغییرات شما همراه شوند، اگر بتوانید این تغییرات را به شکل غیر اجباری پیش ببرید.
- از آن ها کمک بخواهید:
زمانی که از دیگران انتظار تغییر داشته باشید، مقاومت خواهند کرد. ولی اگر از دیگران بخواهید تا به شما کمک کنند تا شما تغییر کنید، به احتمال زیاد موفق می شوید. بهترین تلاش تان را بکنید تا این تغییر را به شکل تیمی انجام بدهید. به شکل تیمی کار کردن نتیجه خیلی بهتری نسبت به تقابل و تضاد با دیگران در کار را دارد.
- یک نمونه تنظیم کنید:
اگر شخص ثالث، نمی خواهد تغییر کند، اشکال ندارد. خودتان تغییرات را اجرا کنید و نشان بدهید که چقدر عالی هستند. اگر شخص دیگر، تحت تاثیر تغییرات نمونه (شما) قرار گرفت، حتی بهتر نیز هست. اکثر موارد رهبری یک روند با ارايه یک نمونه، موثر ترین تکنیکی است که می تواند وجود داشته باشد. در عین حال اگر دیگران تصمیم به تبعیت از نمونه شما نداشتند، نا امید نشوید و از تغییراتی که در خود به وجود آورده اید، خوشحال باشید.
چیزی که می توانید را تغییر بدهید:
اگر شخص دیگر در زندگی شما، حمایتگر نیست، ممکن است محدودیت هایی در روند ایجاد تغییرات شما وجود داشته باشد. مرز آن ها را شناسایی کنید و مابین آن ها پیش بروید.
بخش قبل << والدین چگونه می توانند به تمرکز بیشتری دست یابند؟
بخش بعد >> مدیرانی که فرهنگ محیط کار را تغییر می دهند
افزودن دیدگاه جدید