اگر شما کارمندی باشید که کنترل کمی بر برنامه های کاری اش دارد، شاید نتوانید موارد زیادی را برای ایجاد تمرکز به اجرا بگذارید. در این صورت دو راهکار را به شما پیشنهاد می دهم:
۱ - مواردی را که در اختیار شماست، پیاده سازی کنید
۲ - یک نسخه از این کتاب را به مدیرتان هدیه بدهید و خصوصا این فصل را برایش بفرستید.
یادداشت مترجم: focusfree.ir: لینک این فصل کتاب برای به اشتراک گذاری: لینک این فصل
ما بقی این فصل خطاب به مدیران نوشته شده است. مدیر عامل ها، معاونین، ناظران، مدیران رده میانی شرکت و کارفرما های کوچک. این فصل بر هر کسی که برنامه کاری دیگران را کنترل می کند و یا بر خط و مشی و فرهنگ کاری مردم دخیل است، تاثیر دارد.
مشکل کجاست؟
مشکل اینجاست که اکثر ساختار های اداری و شرکتی به دلیل کارآیی و بهره وری ای که دارند، به خودشان می بالند. ولی در حقیقت، اکثرا مکان های شلوغ، در هم و برهم و گیج کننده ای هستند که کارمندان آن ها در اتاقک هایی کوچک پر از عوامل حواس پرتی در آن ها کار می کنند.
کارمندان به صورت مداوم با ایمیل ها، تماس های تلفنی، اعلان ها و مراجعین در حال صحبت و ارتباط برقرار کردن هستند.
این حواس پرتی ها تمرکز را نابود و بهره وری و خلاقیت را کاهش می دهند. کارمندان را دچار استرس می کند و قدرت تمرکز برای انجام کاری که واقعا اهمیت دارد را از بین می برد. مشغله داشتن اهمیت ندارد. اینکه یک کارمند ۱۰ ساعت در روز را مشغول باشد و به شکل لحظه ای به ایمیل ها و به تماس های تلفنی بی پایان و درخواست های ملاقات پی در پی پاسخ گو باشد، مهم نیست. مهم خلق کردن است. ساختن چیز فوق العاده ی بعدی که سنگ بنای آینده تجارت شماست. چیزی که مهم است ارتقای کیفیت محصولات شماست به شکلی که برای مشتری محسوس باشد. آنچه که واقعا اهمیت دارد ارایه خدمات عالی به مشتریان است. شلوغی کار چیزی نیست که واقعا اهمیت داشته باشد. شلوغی تمامی حواس ما را پرت می کند و در تمام لحظات توجه ما را به سمت خودش معطوف می کند.
راه حل چیست؟
محیطی بسازید که کارکنان بتوانند در آن تمرکز کنند. بسیاری از چنین محیط هایی وجود دارند، اما من یک دید کلی از آنچه که قابل اجراست را به شما می دهم:
- کارمند وارد محیط کار می شود، پشت میزش می نشیند و لیست مهم ترین کارها را با تشخیص خودش تهیه می کند. ۳ الی ۵ کار مهم امروز را که بیشترین تاثیر را برای شرکت یا سازمان دارند را انتخاب می کند. ایمیل و یا صندوق صوتی اش را چک نمی کند. در سکوت تمرکز می کند.
- سپس پشت یک میز کار کاملا مرتب و تمیز می نشیند و همه حواس پرتی ها را مسدود می کند. تلفن، موبایل، ایمیل، نوتیفیکیشن ها و هر چیزی که حواس را پرت می کند از خود دور می سازد. اولین کاری که در فهرستش نوشته است را شروع به اجرا می کند.
- در میانه روز شاید به سراغ ایمیل ها یا صندوق صوتی اش برود و اگر کاری باید سریعا انجام شود در مدت ۳۰ دقیقه و یا بیشتر انجام دهد.
- در طول روز، بیشترین تمرکز وی بر روی کاری است که بیشترین اهمیت را دارد (لیست کوتاه و مهم ترین کارها) و خیلی کم تماس و یا قرار ملاقات می پذیرد.
- در پایان روز، شاید کارمند شما یک ملاقات کوتاه با شما داشته باشد و صرفا روز را مرور کند و مشکلات احتمالی را در میان بگذارد و اگر نیاز به گرفتن موافقت برای کارهای فردا با شما دارد، مطرح کند.
ملاقات ها می بایست تا حد امکان کوتاه و کم باشند. چون حواس پرت کن و زمانبر هستند.
این ایده ها تنها راه داشتن یک محیط کار با تمرکز نیست و الزاما برای همه کارساز نیستند. ایده های بسیاری وجود دارد تا شما را به چنین شرایطی نزدیک کند. برخی از این ایده ها می توانند به شکل زیر باشند:
- دوشنبه های بدون ایمیل: ممکن است دو شنبه ها، یا بعد از ظهر ها و یا صبح های بدون ایمیل داشته باشید. همه از ایمیل منع هستند و باید برای یک روز کامل روی چیزی که واقعا اهمیت دارد کار کنند.
- هدفون: به کارکنانتان اجازه استفاده از هدفون بدهید تا از حواس پرتی ها دور باشند.
یادداشت مترجم: focusfree.ir: می توانید در محیط کار، وایت نویز پخش کنید: whitenoise.ir
- کار از منزل: به کارکنانتان اجازه بدهید یک یا دو بار در هفته از منزل کار کنند و در پایان روز به شما گزارش کارشان را بدهند. اجازه بدهید بدون حواس پرتی های محیط کار، کارشان را انجام بدهند و بعد نتیجه را ببینید.
به هر شکلی که سعی بر ساختن چنین محیطی دارید، ساختن یک محیط پر از تمرکز و به دور از حواس پرتی، زندگی جدیدی را به شرکت شما می بخشد.
دگر گون سازی فرهنگ فعلی شرکت:
چطور میشه از فرهنگ سازمانی فعلی تان به فرهنگ جدید مهاجرت کرد؟ در پاسخ باید بگوییم این کار ساده نیست. چه یک مدیر میانی باشید و چه مسئول، باید با عادت های قدیمی و ریشه دار مبارزه کنید.
چند ایده:
۱- هدیه یک نسخه از این کتاب: لینک این کتاب را برای دیگران بفرستید. focusfree.ir
۲ - در مورد مباحث این کتاب صحبت کنید: سر صحبت را با دوست، همکار و رئیستان باز کنید و مشکلات مربوط به حواس پرتی و تمرکز یافتن را با وی در میان بگذارید و منتظر ارائه راهکارها و ایده های جدید از سوی آن ها باشید.
۳ - تغییرات کوچک: یک شبه به دنبال تغییر فرهنگ نباشید. با تغییرات کوچک آغاز کنید. به دنبال تغییرات ساده ولی با اثر گذاری بالا باشید. مثلا در نظر گرفتن یک زمان خاص بدون ایمیل یا ملاقات یا... مثلا یک ساعت اول روز
۴ - پافشاری برای تغییرات: کم کردن تعداد ملاقات ها، داشتن ساعت های بدون ایمیل، تشویق به خاموش کردن تلفن ها و استفاده از هدفون، در نظر گرفتن یک یا دو زمان مشخص برای چک کردن ایمیل ها در طول روز و نه کل روز، می توانند به مرور شرایط را به سمت خلق کردن و خلاقیت و متمرکز شدن تغییر بدن.
امیدوارم از خواندن این کتاب لذت برده باشین، در صورتی که محتوای این کتاب براتون مفید بوده و زندگی تون رو تحت تاثیر قرار داده، از این پروژه حمایت کنین:
در آینده، مطالبی را در مورد ترس، در قالب پروژه mitarsam.ir با شما در میان خواهم گذاشت.
همچنین مباحث باقی مانده یا تکمیلی را نیز به پروژه اضافه خواهم کرد. برای اطلاع از مطالب جدید این پروژه، در خبرنامه ایمیلی عضو بشین :)
بخش قبل << مشکلات وارده از سوی دیگران
افزودن دیدگاه جدید